政府采購招標(biāo)文件，是實施政府采購項目招標(biāo)時所使用的書面法律文件，主要是用來載明招標(biāo)項目的內(nèi)容和要求，并告知參加投標(biāo)的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)了解的項目有關(guān)內(nèi)容和相關(guān)情況，以及在編制投標(biāo)文件和投標(biāo)時應(yīng)遵循的原則和應(yīng)達(dá)到的要求，同時也是評標(biāo)委員會進(jìn)行評標(biāo)的重要依據(jù)，還是招標(biāo)人組織招標(biāo)活動、最后定標(biāo)，以及采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同的主要依據(jù)。對于采購人或者采購代理機構(gòu)來說，編制既符合法律規(guī)范又與招標(biāo)項目具體情況相結(jié)合的招標(biāo)文件，對確保采購項目順利實施有著極其重要的作用。對采購機構(gòu)編制招標(biāo)文件應(yīng)注意把握以下幾個方面：

注意點一：了解項目具體情況

全面了解政府采購招標(biāo)項目的具體情況，是編制招標(biāo)文件的前提。只有對所要招標(biāo)項目情況進(jìn)行全面系統(tǒng)的了解，才能準(zhǔn)確地把項目的具體內(nèi)容、技術(shù)要求寫入招標(biāo)文件中，讓參加投標(biāo)的供應(yīng)商充分了解招標(biāo)項目。一般來說，了解項目的具體情況，可從兩個方面入手：

首先，要對項目資料進(jìn)行審查、論證、分析。要從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等方面對采購人提交的采購方案進(jìn)行綜合分析，如有必要，還應(yīng)邀請有關(guān)方面的技術(shù)人員或?qū)＜覅⒓?。一是要對項目的資金來源及落實情況進(jìn)行分析，以核實資金來源、用途是否正當(dāng)、合理，采購資金是否已經(jīng)落實到位。二是要對采購需求進(jìn)行分析，要會同有關(guān)專家對采購方案的技術(shù)要求和交貨期等商務(wù)方面的要求進(jìn)行分析、論證，準(zhǔn)確掌握采購人的采購需求和采購方案的基本內(nèi)容。三是要對潛在供應(yīng)商的情況進(jìn)行分析，要通過調(diào)查摸底，準(zhǔn)確掌握相關(guān)企業(yè)生產(chǎn)情況、供貨能力、售后服務(wù)情況以及服務(wù)能力和資質(zhì)、資格情況。四是要進(jìn)行市場分析，通過開展市場調(diào)查，分析招標(biāo)項目所涉及產(chǎn)品、設(shè)備及配套設(shè)施的生產(chǎn)、銷售、服務(wù)的市場價格和供求狀況等。五是要進(jìn)行采購風(fēng)險分析，通過對項目的資金預(yù)算、需求、生產(chǎn)、市場以及交貨期和交貨狀態(tài)等因素進(jìn)行分析，防范采購風(fēng)險的發(fā)生。六是對采購成本進(jìn)行分析，要根據(jù)招標(biāo)項目的特點和技術(shù)要求，對采購過程各因素進(jìn)行分析預(yù)測，測算采購費用，使采購過程所耗費的采購成本得到合理控制。

其次，要對項目資料審查、分析、論證，確定項目采購清單。要在詳細(xì)了解項目基本情況的基礎(chǔ)上，會同采購人及有關(guān)技術(shù)人員對采購方案進(jìn)行審查、分析、研究，進(jìn)一步完善采購方案，并根據(jù)完善后的采購方案，確定招標(biāo)項目的詳細(xì)資料和采購清單，使采購項目的基本情況更加清楚明了。

注意點二：明確禁止性法律規(guī)定

《政府采購法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)對政府采購及招標(biāo)投標(biāo)的有關(guān)事項分別作了明確規(guī)定，這些規(guī)定有些是禁止性的，編制政府采購招標(biāo)文件不得有違反這些規(guī)定的內(nèi)容。

這些規(guī)定主要有：一是《招標(biāo)投標(biāo)法》第二十條規(guī)定，招標(biāo)文件不得要求或者標(biāo)明特定生產(chǎn)供應(yīng)者以及含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)人的其他內(nèi)容；這就要求招標(biāo)文件中規(guī)定的內(nèi)容，特別是其中的技術(shù)規(guī)格，必須符合公平競爭性的要求，招標(biāo)文件中規(guī)定的各項技術(shù)規(guī)格或其他內(nèi)容均不得要求或標(biāo)明某一特定的專利、商標(biāo)或商號、設(shè)計或型號、具體原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家，不得有傾向某些潛在投標(biāo)人或排斥某些潛在投標(biāo)人的內(nèi)容。

二是《政府采購法》第五條規(guī)定，任何單位和個人不得采用任何方式，阻撓和限制供應(yīng)商自由進(jìn)入本地區(qū)和本行業(yè)的政府采購市場；第二十二條規(guī)定了供應(yīng)商參加政府采購活動應(yīng)當(dāng)具備的條件，同時又規(guī)定，采購人可以根據(jù)采購項目的特殊要求，規(guī)定供應(yīng)商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應(yīng)商實行差別待遇或者歧視待遇。在《政府采購法實施條例》中有對這一原則作了具體規(guī)定，在編制采購文件時不得違背。

三是《政府采購法》第十條規(guī)定，政府采購應(yīng)當(dāng)采購本國貨物、工程和服務(wù)，同時又規(guī)定了一些除外條件，即凡不具備這些除外條件的，就不得采購非本國貨物、工程和服務(wù)。